在庫とは企業などにおいて加工、販売ができるように材料や仕掛品、商品を保管しておくことです。
これら材料や仕掛品、商品を在庫として持つためには費用をかけて購入したり、労務費などをかけてより高い付加価値のものに変えます。在庫にはお金がかかっていることになるため、在庫が多くなるとそれだけ資金が滞留していることになり資金繰りを圧迫してしまうことになります。在庫が多いと販売しきれない場合売れ残りが生じて処分せざるを得なくなってしまったり、仕様変更などで材料や包材が使えなくなってしまうとより多くの損失にもなります。
しかし在庫が少なすぎると材料不足でものがつくれない、商品が無く販売チャンスを逃してしまうといったことにもなります。そのため在庫を管理する必要があり、需要予測から仕入れ、製造、販売まで必要量を計算して最適な在庫量をきめて調達を行うことが必要です。在庫には入出庫の情報を正確に掴んで理論在庫を計算するしたり、実地在庫を行うなどの作業が必要です。
在庫管理システムはこれらをより効率的に行うこと、正確性を高めることが出来るなどのメリットがあります。発注点を下回ると自動的に発注をかけたり、資産である在庫金額を自動的に計算することもできます。