ビジネスというのは、意思決定のスピードが大事になります。「鉄は熱い内に打て」といいますが、その場で意思決定をしなければならないことの連続です。そして、大企業ほどこの意思決定のスピードが遅くなります。
ビジネスにおいては、個人だけで意思決定できる権限というものは、その人の役職により決まっています。組織が大きくなればなるほど、役職というのは増えるもの。何段階も踏まえて意思決定をしていく内に、どこかで進捗が停まったりしてしまうものなのです。そして、その理由の多くが、いまだにアナログな紙の文書に捺印をするという工程を踏まえていることに他なりません。上流に行けば行くほど、承認待ちの書類は増えるばかりです。一つ一つ、ハンコをきちんと押すのは意外と大変な作業だったりします。だからここをデジタル化することで意思決定の流れをスピーディーにできるのです。それが文書システムというものになります。
数ある文書管理システムの中でも、お勧めなのがSpacefinderという文書管理システムです。インターネット上で文書を保管・保存できるのはもちろん、ビューワーと連携することで勝手に持ち出しできないような工夫もしっかりとされています。何より、いずれここで保管される文書は膨大な量になるはずですが、こちらの文書管理システムは検索機能がしっかりとしているので、必要な時に探すことが容易にできるのです。よく、文書には「保管」と「保存」があるといいますが、出し入れできる状態にあるべき「保管」時にこの検索機能があることは非常に便利です。また、保存期間においても、その文書の有効期限を設定できるため、自動で必要のなくなった文書を消却してくれたりもします。もちろん、永続的に更新が必要な文書に関してはその期日設定をアラートとして使うことも可能です。
このように、文書管理システムがあることで意思決定のスピードが速くなるだけでなく、管理面での質が向上することも見込めます。具体的な利用方法については、Spacefinderのサイトに事例がいくつか載っていますので、そちらを見てイメージを膨らませるといいでしょう。